Wali Kota Surabaya, Eri Cahyadi (kiri), dan Rektor ITS, Bambang Pramujati (kanan) turut menyaksikan sidang disertasi Agus Imam Sonhaji. (Ist)
Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Surabaya tahun 2019-2023 itu pun mengakui bahwa terdapat beberapa hal yang dapat disederhanakan pada sektor pelayanan publik, mulai dari proses administrasi hingga tahapan lainnya. Ia mengembangkan metode spiral framework untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari pelayanan publik, khususnya pada proses pelayanan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil.
Agus memaparkan, berlandaskan teori lean six sigma, metode tersebut menerapkan kerangka berpikir DMAIC yang terbagi menjadi lima tahap, yakni define, measure, analyze, improve, dan control. Tahap yang paling penting di sini adalah pada tahap pertama, yakni mendefinisikan masalah-masalah yang terdapat pada pelayanan publik. Salah satu masalah yang disoroti adalah proses administrasi yang berbelit dan adanya ketidakpastian waktu.
Oleh karena itu, pada tahap improve ia menggunakan kerangka kerja House of Quality untuk meningkatkan kualitas layanan yang memenuhi kebutuhan publik. Salah satu perbaikannya adalah penggunaan teknologi informasi berupa aplikasi sebagai sistem yang menjalani proses layanan publik secara digital bernama Klampid New Generation.
“Sistem aplikasi ini kami lakukan dua kali perubahan untuk perbaikan,” ungkap Agus.
Dalam implementasinya, dilakukan pengujian metode tersebut pada beberapa layanan, seperti Kartu Identitas Anak (KIA) dan Surat Keterangan Tempat Tinggal Orang Asing (SKTT OA). Pengujian tersebut menunjukkan bahwa metode ini mampu meningkatkan kinerja layanan di Disdukcapil. Di antaranya, metode ini berhasil memangkas waktu penyelesaian layanan KIA dari rata-rata 12 hari menjadi hanya empat hari dan layanan SKTT OA dari tiga hari menjadi hanya satu hari.
